Quando chega um auto de infração, a primeira reação da maioria dos empresários é olhar o valor e sentir um frio na barriga.
É nesse contexto que entra a impugnação fiscal – a defesa formal que a empresa apresenta para contestar a cobrança ainda na esfera administrativa.
O problema é que, sem entender bem o que é a impugnação fiscal, quais são as etapas e como organizar os argumentos, muitos empresários acabam assinando parcelamento por medo ou protocolando “qualquer defesa” só para não perder o prazo.
O resultado? Processos frágeis, pouca chance de revisão técnica da autuação e um débito que poderia ser reduzido ou ajustado permanecendo praticamente intocado.
Neste artigo, vamos percorrer, passo a passo, como funciona a impugnação fiscal, o que precisa ser analisado antes de escrever qualquer linha, como estruturar a defesa de auto de infração com apoio de contador e advogado tributarista e quais erros devem ser evitados para não transformar um problema em prejuízo permanente. A ideia é dar clareza para que você, empresário, consiga tomar decisões mais estratégicas – sem precisar dominar juridiquês.
O que é impugnação fiscal e por que isso afeta empresas
Explicação simples e objetiva
De forma direta, impugnação fiscal é a defesa administrativa apresentada pela empresa contra um auto de infração ou lançamento de ofício.
Ela tem algumas características importantes:
É o primeiro momento formal de defesa
Depois que o Fisco lavra o auto de infração, a impugnação fiscal é a peça em que o contribuinte diz:
“Eu não concordo com essa cobrança por estes motivos, com base nestes fatos e nestes documentos.”
Tem prazo definido em lei
Em regra, o prazo costuma ser contado em dias (muitas vezes 30), a partir da ciência do auto, variando conforme o ente (União, Estado, Município).
É o que abre o processo administrativo tributário
A partir da impugnação fiscal, forma-se o processo administrativo fiscal, que será julgado por órgãos específicos da administração.
Por que isso afeta o negócio?
- Porque é na impugnação fiscal que se constrói a base de argumentos e provas que serão avaliados nas instâncias administrativas (e, se for o caso, servem de base futura para discussão judicial).
- Porque a forma como essa defesa é feita pode representar a diferença entre:
- manter integralmente um débito elevado; ou
- ajustar, reduzir ou até afastar parte da cobrança indevida.
Não se trata de garantir resultado, mas de dizer que a impugnação fiscal é o momento em que a empresa realmente se posiciona tecnicamente contra a cobrança.
Passo 1 — Entender o Auto de Infração e o Contexto da Cobrança
Antes de pensar em “modelo de impugnação fiscal”, o primeiro passo é entender com precisão o que foi cobrado e por quê.
Algumas perguntas fundamentais para a impugnação fiscal:
- Qual é o tributo envolvido? ICMS, ISS, tributo federal?
- Qual é o período de apuração (meses/anos) que o Fisco está revisando?
- O que o auditor diz que aconteceu?
- Omissão de receita?
- Crédito indevido?
- Classificação errada de produto ou serviço?
- Quais dispositivos legais foram citados no auto?
Aqui, o empresário não precisa dominar a legislação, mas precisa:
- Ler o auto de infração com calma, de preferência mais de uma vez.
- Identificar a data da ciência (assinatura, AR ou ciência eletrônica) – isso define o prazo para impugnação fiscal.
- Entender minimamente qual “história” o Fisco está contando.
É também nessa fase que se verifica se houve:
- erro grosseiro de identificação (CNPJ, período etc.);
- algum indício de que o auto está genérico demais, sem explicar os fatos.
Sem essa análise inicial, qualquer impugnação fiscal corre o risco de virar um texto genérico que não responde objetivamente à acusação.
Passo 2 — Organizar Informações e Documentos com Apoio da Contabilidade
Definido o que está em jogo, é hora de transformar o problema em dados concretos para a impugnação fiscal.
Aqui entram a contabilidade, o financeiro e, muitas vezes, o time de vendas ou estoque.
Em geral, você vai precisar de:
- Notas fiscais de entrada e saída referentes ao período autuado.
- Livros fiscais e contábeis (eletrônicos ou físicos).
- Relatórios de sistemas de gestão (PDV, ERP, plataformas de e-commerce).
- Comprovantes de pagamento de tributos (guias, DARFs, GNREs, guias municipais).
- Contratos com clientes e fornecedores, quando forem relevantes para a interpretação da operação.
Para uma empresa do comércio, como a de Mariana, isso significa:
- cruzar o que está na escrituração com o que o Fisco diz ter encontrado;
- checar se o levantamento de estoque ou de movimentação bancária feito na fiscalização reflete a realidade;
- conferir se houve mudança de regime (ex.: Simples Nacional para Lucro Presumido) e se o auto considerou isso corretamente.
Organizar essa base documental é o que permite que a impugnação fiscal seja concreta: em vez de apenas negar a autuação, a empresa mostra, com números e documentos, onde estão os equívocos do lançamento.
Passo 3 — Definir a Estratégia Jurídica da Impugnação Fiscal
Com o auto compreendido e os documentos organizados, entra a fase de estratégia. É aqui que o advogado tributarista, em conjunto com o contador, vai responder algumas perguntas-chave para a impugnação fiscal:
1 A autuação é totalmente indevida ou existem pontos em que o Fisco tem razão?
2 Há problemas formais no auto de infração (falta de motivação, ausência de provas, extrapolação do objeto da fiscalização)?
3 Os fundamentos legais utilizados são compatíveis com a legislação vigente à época dos fatos?
4 O cálculo está correto? Houve duplicidade, base de cálculo inflada, multa acima do previsto, juros indevidos?
A partir disso, a impugnação fiscal pode combinar:
- argumentos formais, pedindo a nulidade do auto em razão de vícios na própria fiscalização/lavratura;
- argumentos de mérito, demonstrando que o fato gerador não ocorreu como o Fisco descreveu, ou que o enquadramento jurídico está equivocado;
- argumentos de cálculo, mostrando distorções em bases, alíquotas ou critérios.
No comércio varejista, por exemplo, pode haver:
- glosa de créditos de ICMS que eram, na verdade, legítimos;
- presunções de omissão de receita baseadas em metodologias estatísticas discutíveis;
- interpretação restritiva de benefícios fiscais, sem considerar normas complementares.
Definir essa estratégia antes de escrever a peça evita que a defesa vire um “amontoado de artigos” desconectados do caso concreto.
Passo 4 — Estruturar, Revisar e Protocolar a Defesa no Prazo
O último passo é transformar tudo isso em uma defesa de auto de infração clara, organizada e protocolada dentro do prazo.
Em linhas gerais, a impugnação fiscal costuma seguir esta estrutura:
1. Identificação
- Número do auto, dados da empresa, órgão julgador.
2. Resumo dos fatos
- Como ocorreu a fiscalização.
- Qual é a acusação resumida.
3. Argumentação jurídica e fática
- Separar por tópicos: vícios formais, questões de mérito, erros de cálculo.
- A cada argumento, indicar os documentos que o sustentam.
4. Pedidos
- Anulação total ou parcial do lançamento.
- Realização de perícias ou diligências, quando necessário.
- Juntada de documentos e demais providências.
5. Anexos organizados
- Índice de documentos.
- Numeração clara e referência a eles ao longo do texto.
Antes de protocolar a impugnação fiscal:
- revisar dados (número do auto, CNPJ, prazos);
- conferir se todos os anexos foram incluídos;
- validar se a defesa responde, ponto a ponto, ao que o auto afirma.
A forma de protocolo (sistema eletrônico, balcão físico, domicílio tributário eletrônico) depende do ente federativo, mas o prazo é sempre inegociável: fora dele, a impugnação fiscal nem é conhecida.
Erros que custam caro na impugnação fiscal
Alguns erros têm impacto direto no bolso:
1. Não apresentar impugnação fiscal
- Perde-se a oportunidade de discutir o lançamento na esfera administrativa.
- O débito caminha mais rápido para inscrição em dívida ativa e eventual execução.
2. Assinar parcelamento sem analisar a autuação
- O empresário, com medo, confessa o débito e assume uma dívida que, em parte, poderia ser revista.
3. Defesa baseada apenas em “injustiça”
- Impugnações fiscais que apelam só para o impacto financeiro, sem fundamentos jurídicos e documentais, têm poucas chances de prosperar.
4. Desalinhamento entre contador e advogado
- Quando a contabilidade segue um caminho e a defesa jurídica segue outro, o processo se torna contraditório, prejudicando a credibilidade da empresa diante do Fisco.
5. Desconhecer os reflexos de uma decisão administrativa
- Não avaliar o impacto de uma decisão parcialmente favorável ou desfavorável pode levar a decisões precipitadas (como recorrer sem estratégia ou aceitar algo que poderia ser melhor negociado).
Evitar esses erros não garante um resultado específico, mas aumenta muito a qualidade da postura da empresa diante da autuação.
Checklist Prático: Como Preparar Sua Impugnação Fiscal
Para ajudar, aqui vai uma síntese em forma de checklist. Ao receber um auto de infração:
☐ Registrei a data exata de ciência do auto?
☐ Entendi qual tributo, período e conduta o Fisco está questionando?
☐ Conversei com meu contador e separei as principais notas, livros e relatórios?
☐ Tenho uma visão clara do valor em discussão e do impacto no caixa?
☐ Busquei apoio de um advogado tributarista com experiência em defesa administrativa?
☐ Definimos, juntos, os pontos centrais da impugnação fiscal (forma, mérito, cálculo)?
☐ A defesa responde, artigo por artigo, às alegações do auto de infração?
☐ Os documentos anexados estão organizados, numerados e referenciados no texto?
☐ O protocolo será feito com folga, evitando o último dia e possíveis problemas de sistema?
☐ Estou acompanhando o processo e preparado para eventual recurso administrativo tributário?
Se a maioria das respostas for “não”, é sinal de que a empresa ainda está tratando a autuação de forma improvisada.
O Papel do Advogado na Impugnação Fiscal (Sem Promessa de Resultado)
No contexto da impugnação fiscal, o advogado tributarista não entra apenas para “assinar a peça”, mas para:
- Traduzir o auto de infração para uma linguagem que o empresário entenda;
- Analisar a legislação e a jurisprudência administrativa aplicáveis;
- Trabalhar em conjunto com o contador para montar um dossiê documental sólido;
- Estruturar a defesa de auto de infração com clareza, lógica e coerência;
- Acompanhar o processo, prazos e intimações;
- Orientar o empresário sobre as alternativas em cada fase (impugnar, recorrer, negociar, parcelar etc.).
Não se trata de garantir que o débito será cancelado, e sim de conduzir a defesa de forma técnica e organizada, de modo a aproveitar ao máximo as possibilidades que o processo administrativo oferece.
Precisa de ajuda para preparar uma impugnação fiscal?
Se sua empresa recebeu um auto de infração e você quer entender se a cobrança é devida, quais são as chances de redução e como estruturar a impugnação fiscal, entre em contato para uma análise técnica do seu caso.
Nossa atuação é focada em organizar a defesa administrativa de forma estratégica, com base em documentação sólida, fundamentos jurídicos consistentes e visão de negócio.
