Quando uma fiscalização tributária chega ao escritório, ela não atinge apenas o cliente: ela impacta diretamente o contador responsável.
Para um contador que gerencia dezenas de empresas do comércio, restaurantes e prestadores de serviços, receber uma notificação, termo de início de fiscalização tributária ou auto de infração significa interromper a rotina para revisar documentos, explicar procedimentos ao fiscal e orientar o cliente sob pressão.
A questão é que muitos contadores acabam assumindo responsabilidades que não são suas — ou, ao contrário, deixam de agir preventivamente por imaginar que certos passos cabem apenas ao advogado. Isso gera risco para o cliente e para o próprio escritório contábil.
Por isso, entender quais são os direitos e deveres durante a fiscalização tributária — e, principalmente, como contador e advogado podem atuar juntos — muda completamente o jogo.
Quanto maior a clareza, menor a tensão, e maior a chance de conduzir o processo com segurança e previsibilidade.
Neste artigo, vamos seguir uma linha lógica, sem juridiquês e com profundidade, explicando:
- o que é fiscalização tributária de forma objetiva;
- quais são os direitos do contribuinte (e onde o contador entra);
- os deveres do contribuinte que a empresa precisa cumprir;
- como funciona a fiscalização tributária na prática;
- os riscos de agir no improviso;
- e um checklist final para prevenir problemas.
O objetivo é simples: dar ao contador a clareza necessária para orientar seus clientes e evitar erros comuns durante a fiscalização tributária, fortalecendo a parceria com o jurídico tributário.
O que é Fiscalização Tributária e Por Que Isso Afeta Empresas
Explicação simples e objetiva
Fiscalização tributária é o procedimento em que o Fisco revisa documentos, operações e registros da empresa para verificar se os tributos estão sendo recolhidos corretamente.
Isso pode acontecer na esfera:
- federal (Receita Federal; PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, INSS);
- estadual (SEFAZ; ICMS);
- municipal (prefeitura; ISS, taxas).
A fiscalização tributária pode ter início por diferentes motivos:
- cruzamento eletrônico de dados;
- inconsistências no SPED;
- divergências entre notas fiscais e movimentação bancária;
- denúncias;
- operações específicas do setor (como fiscalização tributária de ICMS-ST, cartão, estoque etc.).
Para o cliente, isso significa pressão. Para o contador, significa responsabilidade técnica e organizacional, mas não necessariamente jurídica. E é justamente a confusão entre esses papéis que muitas vezes gera desgaste.
Situações comuns para contadores na fiscalização tributária
Alguns cenários clássicos da rotina de Paulo, como contador:
Situação 1: Documentos dispersos
- O fiscal solicita livros e arquivos digitais que o cliente não enviou ao escritório → o contador fica refém da desorganização do empresário.
Situação 2: Questionamento de créditos
- O fiscal questiona créditos de ICMS, PIS/COFINS ou ISS que dependem de análise jurídica → o contador se vê no dilema entre responder ou aguardar o advogado.
Situação 3: Intimação com prazo curto
- A empresa recebe intimação com prazo de 10 dias úteis → o contador precisa reunir rapidamente documentos que estão dispersos.
Situação 4: Omissão de receita
- A fiscalização tributária aponta “omissão de receita” de R$ 78.000 baseada em movimentação bancária → o contador precisa explicar o método de apuração, mas o enquadramento final exige interpretação tributária.
Essas situações mostram que a fiscalização tributária impacta a contabilidade diretamente, mas não é exclusividade dela — o jurídico e a gestão do cliente também estão envolvidos.
Entenda o Problema: Como Funciona a Fiscalização Tributária Eletrônica
A fiscalização tributária não é um evento isolado: ela faz parte de um sistema cada vez mais automatizado. O Fisco cruza:
- SPED (fiscal e contábil);
- notas fiscais eletrônicas;
- declarações acessórias;
- movimentações de cartão;
- dados bancários (quando autorizados por lei ou decisão judicial);
- dados de plataformas digitais;
- informações de fornecedores e clientes.
Ou seja, a fiscalização tributária geralmente começa muito antes do fiscal aparecer. Ela começa nos cruzamentos eletrônicos.
O problema central é que:
- A maioria dos clientes não entende o que é fiscalização tributária — só se assusta.
- Muitos contadores não se posicionam estrategicamente — são reativos.
- Os direitos e deveres do contribuinte não são claros para ninguém, e isso abre espaço para improvisos.
- O fiscal não é “consultor” — ele não vai orientar sobre o que fazer, apenas exigir.
Sem clareza, o risco é:
- entregar documentos exigidos em fiscalização tributária além do necessário;
- assumir compromissos que caberiam ao advogado;
- deixar de apresentar elementos importantes;
- confundir prazos administrativos;
- comprometer a defesa futura.
O contador precisa entender os limites e possibilidades da atuação do contador na fiscalização tributária.
Como Funciona a Fiscalização Tributária na Prática
Uma fiscalização tributária costuma seguir uma lógica geral:
1. Abertura formal da fiscalização tributária
A empresa recebe:
- termo de início de fiscalização tributária;
- notificação;
- intimação fiscal;
- despacho eletrônico.
Esse documento indica:
- o fiscal responsável;
- o período que será analisado;
- quais tributos estão em revisão;
- quais documentos exigidos em fiscalização tributária devem ser apresentados;
- o prazo inicial de resposta (geralmente 10 a 30 dias).
Aqui é fundamental:
- registrar a data de ciência;
- guardar o documento original;
- iniciar a organização interna.
2. Entrega de documentos e informações
O contador, nessa fase, é o responsável por organizar:
- livros fiscais;
- arquivos SPED;
- demonstrativos contábeis;
- relatórios de apuração;
- notas fiscais eletrônicas;
- conciliações.
Mas existem limites:
O contador não deve produzir interpretações tributárias profundas em nome do cliente — isso cabe ao advogado tributário.
3. Rodadas de intimações e esclarecimentos
É aqui que o fiscal aprofunda a fiscalização tributária:
- diferença de estoque;
- créditos questionáveis;
- notas consideradas “irregulares”;
- omissão de receitas por cruzamento eletrônico.
O atendimento a essas intimações fiscais deve ser:
- técnico, mas objetivo;
- fundamentado, mas dentro do escopo contábil;
- acompanhado por advogado quando houver interpretação jurídica.
4. Emissão do auto de infração
Se o fiscal conclui que houve irregularidade, ele lavra um auto de infração. A partir daqui, termina a fiscalização tributária e começa o processo administrativo fiscal.
Nesse momento, contador e advogado tributário precisam atuar juntos:
- o contador esclarece aspectos operacionais e numéricos;
- o advogado conduz a defesa em fiscalização tributária, estratégia e impugnação.
O que a Empresa Precisa Analisar Durante a Fiscalização Tributária
1. A natureza da fiscalização tributária
- É preventiva?
- É especial?
- É de revisão de créditos?
- É de levantamento de estoque?
- É de confronto bancário?
O tipo de fiscalização tributária define o tipo de documento e o tipo de resposta.
2. A consistência da escrita contábil e fiscal
O contador precisa avaliar:
- se há divergência entre documentos enviados e lançamentos;
- se existem lacunas de informações;
- se há notas pendentes de escrituração;
- se houve erro material que pode ser corrigido.
Essa avaliação é determinante para orientar o advogado sobre o que é defensável e o que não é.
3. O histórico fiscal da empresa
- Há autuações anteriores semelhantes?
- Há indícios de reincidência?
- Há regimes especiais de tributação?
- Há benefícios fiscais que o Fisco está questionando?
Ter esse panorama é essencial para uma resposta estruturada.
Riscos de Não Agir com Estratégia na Fiscalização Tributária
Ignorar a fiscalização tributária ou agir no improviso gera consequências graves:
1. Entrega incorreta ou incompleta de documentos
Isso pode levar o fiscal a:
- concluir que há omissão;
- interpretar falta de informação como irregularidade;
- gerar autuação maior do que a realidade.
2. Extrapolação involuntária de competência
Quando o contador tenta “resolver juridicamente” a situação:
- pode comprometer a linha argumentativa da defesa em fiscalização tributária;
- pode assumir responsabilidades do contador na fiscalização fiscal que não são suas;
- pode criar contradições com a futura impugnação.
3. Autuações mais pesadas
Respostas mal construídas podem:
- aumentar a base de cálculo;
- incluir períodos adicionais;
- justificar multas mais altas (75% a 150% do valor principal).
Por isso, fiscalização tributária nunca deve ser tratada como algo “simples”.
Checklist Final Aplicar na Fiscalização Tributária
Antes da fiscalização tributária
☐ SPED consistente
☐ Conciliações atualizadas
☐ Documentos digitalizados
☐ Fluxo interno de comunicação com cliente
☐ Acordo de parceria com advogado tributarista
Durante a fiscalização tributária
☐ Registrar data de ciência
☐ Organizar documentos por intimação
☐ Acompanhar prazos
☐ Registrar todas as respostas
☐ Alinhar cada resposta com o jurídico
Após a emissão do auto
☐ Enviar auto imediatamente ao advogado
☐ Organizar dossiê documental
☐ Preparar notas técnicas para apoiar a defesa
☐ Manter cliente informado das etapas
☐ Planejar próximos passos (impugnação, recurso, ajustes internos)
O Papel do Advogado Tributário na Fiscalização (Sem Promessa de Resultado)
Durante a fiscalização tributária, o advogado tributarista:
- delimita direitos e deveres do contribuinte;
- evita interpretações extensivas do fiscal;
- orienta sobre o que o fiscal pode exigir da empresa;
- prepara respostas formais quando há risco jurídico;
- conduz eventual impugnação e recursos administrativos;
- revisa e estrutura documentos e argumentos apresentados pelo contador.
O contador oferece o conhecimento operacional e documental;o advogado oferece o enquadramento jurídico e estratégico.
Essa atuação conjunta contador e advogado evita autuações desnecessárias e fortalece o atendimento ao cliente.
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