Quem está à frente de um negócio já percebeu: falar em reforma tributária 2026 deixou de ser assunto distante para virar pauta de planejamento. O varejo, em especial, começa a se perguntar como a chegada do IBS e da CBS vai impactar preço, margem, formação de custo, relacionamento com fornecedores e até o posicionamento da empresa frente à concorrência.
O problema é que, no meio de tantas notícias, termos técnicos e discussões políticas, o empresário vê um cenário confuso: ninguém explica com clareza o que realmente muda, quando essas mudanças começam a valer e o que precisa ser feito agora para não ser pego de surpresa. Enquanto isso, decisões de estoque, investimentos e até contratos de longo prazo continuam sendo tomadas com base em um sistema que está em transição.
Neste artigo, vamos organizar esse cenário. De forma técnica, mas acessível, você vai entender:
- o que é, na prática, a reforma tributária 2026;
- como funcionam CBS e IBS e por que isso importa para a rotina do seu negócio;
- os principais impactos financeiros para empresas de comércio, restaurantes e hotéis;
- quais decisões estratégicas precisam entrar no radar desde já;
- como montar um checklist de preparação para atravessar a transição com mais segurança.
A ideia não é prometer facilidades, mas dar clareza para que você consiga enxergar o caminho e tomar decisões com mais consciência.
O que é a Reforma Tributária 2026 e por que isso afeta empresas
Explicação simples e objetiva
A reforma tributária 2026 é o nome que o mercado deu ao conjunto de mudanças que vão reorganizar a tributação sobre consumo no Brasil, substituindo tributos que você já conhece – como PIS, COFINS, ICMS e ISS – por dois novos:
- CBS – Contribuição sobre Bens e Serviços (de competência federal),
- IBS – Imposto sobre Bens e Serviços (de competência compartilhada entre estados e municípios).
Na prática, a lógica é a de um modelo de IVA (imposto sobre valor agregado), em que cada etapa da cadeia paga tributo apenas sobre o valor que adiciona ao produto ou serviço, com maior transparência de créditos e débitos ao longo do processo.
Para a empresa, isso significa:
- revisão da forma de apurar tributos sobre vendas;
- mudanças na forma de recuperar créditos;
- impacto na formação de preço;
- necessidade de ajustar sistemas, contratos e processos internos.
Não se trata apenas de “mudar o nome” dos tributos. É uma mudança de estrutura, com fase de transição, novas regras de crédito, novas alíquotas e um esforço de simplificação – que, para funcionar bem, exige preparação de quem empreende.
Situações comuns
Um comércio varejista que vende roupas, calçados ou eletrônicos, por exemplo, convive hoje com ICMS, PIS, COFINS e, em alguns casos, ISS. Cada operação tem uma combinação diferente, com regras específicas de substituição tributária, regimes especiais, benefícios fiscais e burocracias diversas.
Um restaurante lida com ISS, tributos federais e, dependendo da estrutura, regimes especiais de ICMS sobre bebidas e insumos. A complexidade está no detalhe: como cada item é classificado, como o sistema registra as operações, como o contador fecha as declarações.
Um hotel ou pousada convive com ISS sobre hospedagem, outras incidências sobre serviços acessórios, além de tributos federais e questões específicas relacionadas à folha de pagamento e à prestação de serviços para empresas.
A reforma tributária 2026 mexe na base desse jogo. Por isso, não é algo que o empresário possa ignorar e só “ver depois”. Ela vai afetar diretamente o dia a dia da operação, a relação com o contador e as decisões de médio prazo.
Conceito e visão geral
Guia técnico estratégico – Reforma Tributária 2026 para empresas
A lógica central da reforma é substituir um conjunto de tributos sobre consumo, que hoje são fragmentados e cheios de exceções, por dois impostos de base ampla (CBS e IBS) com regras mais uniformes.
Em tese, a ideia é:
- simplificar: menos tributos, com regras mais claras;
- aumentar a transparência: mostrar quanto de tributo está embutido nas operações;
- reduzir distorções: diminuir a guerra fiscal entre estados e conflitos de competência;
- melhorar o ambiente de negócios: dar mais previsibilidade para investimentos.
Do ponto de vista do empresário, porém, o que importa é traduzir isso em perguntas objetivas:
- Como será calculado o tributo sobre minhas vendas?
- Como vou recuperar créditos sobre compras de mercadorias, insumos e serviços?
- Qual o impacto esperado na minha margem e no preço final?
- O que muda em contratos de longo prazo, especialmente aqueles que atravessam a transição?
A reforma não é um botão que liga de um dia para o outro. Há uma fase de convivência entre o sistema atual e o novo modelo, com alíquotas de teste, ajustes graduais e regras específicas que vão exigir atenção constante.
Funcionamento em detalhes (como o sistema opera)
Para entender a reforma tributária 2026 em nível estratégico, vale dividir o funcionamento em alguns eixos.
1. Substituição de tributos
CBS e IBS vêm para substituir, ao longo da transição:
- PIS e COFINS, no âmbito federal;
- ICMS, no âmbito dos estados;
- ISS, no âmbito dos municípios.
Isso significa que a empresa vai deixar de lidar com uma multiplicidade de legislações de consumo, cada uma com alíquota, base e exceções próprias, para trabalhar com um modelo mais padronizado de tributação sobre valor agregado.
2. Crédito financeiro ampliado
Uma das promessas centrais da reforma é o conceito de crédito amplo: em tese, tudo o que for custo ou despesa relacionado à atividade econômica da empresa tende a gerar crédito de CBS e IBS, evitando distorções em que um gasto necessário para o negócio não gera recuperação tributária.
Isso, para o comércio varejista, restaurantes e hotéis, pode significar:
- maior possibilidade de apropriar créditos sobre serviços e insumos que hoje não geram crédito;
- necessidade de revisar contratos e notas fiscais para garantir que compras e serviços estejam corretamente documentados;
- importância de sistemas bem parametrizados para não perder créditos por falhas operacionais.
3. Destino x origem
Outro ponto importante é a ênfase na tributação no destino (onde está o consumidor final), e não mais na origem (onde a mercadoria é produzida).
Para empresas que vendem para outros estados, isso altera a lógica de cálculo e a relação com clientes e fornecedores, exigindo atenção a:
- onde está o consumidor final;
- como o sistema vai identificar o destino;
- quais reflexos isso tem na precificação por região.
4. Fase de transição
A reforma não entra em vigor “de uma vez só”. Há uma fase em que tributos antigos e novos convivem, com:
- alíquotas reduzidas de IBS e CBS em fase de teste;
- manutenção gradual de ICMS, ISS, PIS e COFINS até a substituição total;
- ajustes anuais de alíquota para calibrar arrecadação.
Nesse período, a empresa precisa conviver com dois mundos ao mesmo tempo: o sistema atual e o sistema novo. É aí que planejamento, organização de dados e integração com o contador farão toda a diferença.
Impactos financeiros para as empresas
A primeira pergunta que todo empresário faz é: “vou pagar mais ou menos tributo com a reforma?”. A resposta honesta é: depende da realidade de cada negócio.
O impacto financeiro passa por alguns eixos:
- Perfil de cadeia
Empresas que estão mais no início da cadeia (indústria, atacado) podem sentir reflexos diferentes daquelas que estão na ponta, vendendo ao consumidor final. O comércio varejista, por exemplo, precisa olhar para:- como serão os créditos nas compras;
- quanto tributo será destacado nas vendas;
- qual a margem necessária para manter competitividade.
- Mix de produtos e serviços
A maneira como a reforma trata determinadas atividades – com eventuais alíquotas reduzidas, regimes específicos ou tratamentos diferenciados – pode tornar alguns segmentos mais ou menos onerados. Quem opera com diferentes tipos de produtos e serviços precisa segmentar a análise.
- Organização de créditos
Um ponto sensível é a capacidade da empresa de aproveitar bem os créditos a que terá direito. Quem não tiver organização documental, sistemas alinhados e integração com o contador tende a perder vantagem competitiva frente a concorrentes mais estruturados.
- Custos de adaptação
Ajustar sistemas, treinar equipe, revisar contratos e atualizar processos vai gerar custo. Não é apenas o tributo em si, mas o investimento necessário para implementar a transição.
Em resumo: o impacto financeiro não é apenas quantitativo (alíquota), mas qualitativo (capacidade de se adaptar).
Impactos por setor
Restaurantes
Negócios de alimentação costumam operar com margem apertada e alto giro. A possibilidade de crédito amplo sobre insumos, serviços e estrutura pode ser positiva, desde que a empresa consiga organizar notas, contratos e parâmetros fiscais. Por outro lado, qualquer aumento na carga final, se não for bem repassado ou compensado, pressiona o preço ao consumidor.
Comércio varejista
Para uma loja de roupas ou eletrodomésticos, a reforma deve exigir uma revisão completa da formação de preço. O varejo, por estar na ponta da cadeia, será diretamente impactado pela forma como os novos tributos se comportarem no consumo. A capacidade de comparar cenários – antes e depois da reforma – será fundamental.
Hotéis e turismo
Empresas de hospedagem e turismo lidam com contratos de longo prazo, negociação com plataformas, pacotes combinando diferentes serviços e sazonalidade forte. A forma como a reforma tratará serviços de turismo, eventuais regimes específicos e créditos sobre estrutura e serviços contratados terá impacto direto na competitividade desse setor.
Recomendações estratégicas
Diante desse cenário, algumas recomendações se tornam estratégicas:
- Não esperar a regulamentação final para começar a se preparar
Mesmo que detalhes ainda possam mudar, já é possível mapear processos, identificar pontos de atenção e organizar documentação. Quem deixar tudo para a última hora terá que adaptar sistemas, pessoas e contratos sob pressão.
- Rever a relação com o contador e jurídico
A reforma tributária 2026 vai exigir que contador e empresário conversem com mais frequência e profundidade. Não será suficiente “entregar os documentos do mês”. Será necessário discutir cenários, testar impactos e ajustar estratégias com participação do jurídico.
- Mapear contratos de longo prazo
Empresas que trabalham com contratos plurianuais, como hotéis, fornecedores de varejo e certos prestadores de serviços, precisam revisar cláusulas relacionadas a tributos, repasses e reajustes, considerando a mudança de sistema.
- Treinar a equipe interna
Não é apenas o financeiro que precisa entender a reforma. Compras, vendas, faturamento e até o time comercial precisam, pelo menos, saber identificar mudanças relevantes para o dia a dia.
- Simular cenários
Mesmo com dados ainda em construção, já é possível desenhar cenários a partir da lógica do IVA: comparar como é hoje a carga efetiva e como tende a ser com CBS e IBS, considerando créditos ampliados e forma de incidência.
Checklist de preparação
Para transformar tudo isso em ação prática, um checklist de preparação ajuda a organizar prioridades:
- Levantar tributos hoje incidentes sobre as principais operações da empresa;
- Identificar pontos em que já existem dificuldades com créditos (PIS/COFINS, ICMS, ISS);
- Mapear contratos relevantes que atravessam 2026 e anos seguintes;
- Validar com o contador se os sistemas atuais estão preparados para trabalhar com dois modelos em fase de transição;
- Criar uma rotina interna mínima de acompanhamento da reforma, com responsável definido;
- Registrar por escrito as principais dúvidas estratégicas (impacto em margem, precificação, contratos) para discussão com o jurídico tributário e a contabilidade.
Esse checklist não resolve tudo, mas impede que a empresa entre na transição “sem mapa”.
Exemplos práticos
Pense em uma loja de roupas de médio porte, com operação física e vendas online. Hoje, a empresa já sente dificuldade em lidar com diferentes alíquotas de ICMS por estado, regras de substituição tributária e créditos de PIS/COFINS sobre despesas com marketing, plataformas, logística e estrutura. Com a reforma, essa empresa terá a possibilidade de trabalhar com um sistema mais uniforme, mas vai precisar revisar sua estrutura de preços, parametrizar sistemas para CBS e IBS e garantir que cada gasto relevante esteja bem documentado para gerar crédito.
Imagine também um restaurante que ampliou a operação por meio de delivery. A mistura de vendas presenciais, vendas por aplicativo e operações especiais gera uma estrutura tributária complexa. Com a reforma, a lógica de tributação pode se tornar mais linear, mas apenas se a empresa conseguir registrar de forma consistente insumos, serviços contratados e demais custos operacionais. Sem isso, a promessa de crédito amplo vira oportunidade perdida.
Um hotel urbano, que fecha contratos com empresas para hospedagem recorrente de colaboradores, precisa olhar para a reforma sob duas lentes: a da carga tributária sobre a hospedagem e a dos impactos contratuais. Cláusulas que hoje falam em “impostos vigentes” precisarão ser revisitadas para deixar claro como CBS e IBS serão tratados em reajustes, repasses e negociação de valores.
Esses exemplos mostram que a reforma não é apenas um tema técnico; é um fator de decisão estratégica.
Erros que custam caro
Alguns erros são especialmente perigosos nesse contexto:
Tratar a reforma como algo distante.
Achar que “quando chegar 2026 a gente vê” é ignorar o tempo necessário para ajustar sistemas, treinar equipe, revisar contratos e alinhar estratégia com a contabilidade.
Esperar um único “manual pronto” para todas as empresas.
Embora a estrutura seja nacional, o impacto da reforma é diferente para cada modelo de negócio. Copiar decisões de outras empresas, sem olhar para a sua realidade, pode levar a escolhas equivocadas.
Não organizar dados desde já.
A transição para um modelo de IVA exige dados confiáveis sobre operações, custos e despesas. Quem continuar trabalhando com informações fragmentadas terá mais dificuldade em aproveitar créditos e tomar decisões conscientes.
Ignorar a necessidade de alinhamento entre contabilidade e jurídico.
A reforma tem dimensão operacional e jurídica ao mesmo tempo. Deixar o contador sozinho nessa adaptação, sem apoio jurídico, ou acionar o advogado sem envolver a contabilidade, enfraquece a estratégia.
Adiar a revisão de contratos.
Negócios que firmam contratos de longo prazo sem prever a mudança de sistema tributário podem ter discussões desgastantes adiante, especialmente em temas de reajuste e repasse de tributos.
Síntese prática para o empresário aplicar
Para não transformar a reforma tributária 2026 em mais uma preocupação sem ação concreta, vale sair deste artigo com uma síntese prática:
- Reconhecer que a reforma é real, tem cronograma e vai impactar seu negócio.
- Marcar, ainda neste semestre, uma conversa estruturada com a contabilidade para mapear tributos atuais e pontos frágeis da operação.
- Levantar os principais contratos de longo prazo e sinalizar que precisarão ser revisitados diante da mudança de sistema.
- Definir internamente um responsável por acompanhar o tema, organizar dúvidas e acionar especialistas quando necessário.
- Começar a desenvolver uma cultura de planejamento tributário preventivo, em vez de apenas reagir a autuações e cobranças.
Com esses movimentos, a reforma deixa de ser um “fantasma” e passa a ser um projeto de adaptação.
Papel do jurídico
O advogado tributarista, nesse cenário, não entra apenas no momento de autuação ou execução fiscal. Ele atua como parceiro estratégico para:
- traduzir as mudanças da reforma para a realidade do negócio;
- apoiar o contador na interpretação jurídica de pontos sensíveis;
- ajudar a revisar contratos, políticas internas e decisões estruturais sob a ótica do novo modelo tributário;
- desenhar cenários de risco e instrumentos de proteção, sempre dentro da legislação e sem promessas de resultado.
Não se trata de garantir que a empresa pagará menos tributo, mas de organizar a travessia da reforma com mais clareza, previsibilidade e coerência entre operação, contabilidade e estratégia jurídica.
Se a sua empresa ainda não começou a organizar essa linha de adaptação, este é um bom ponto de partida.
Quer entender o impacto da Reforma no seu negócio?
