Checklist de preparação: 7 passos para adequar sua empresa à Reforma Tributária

Quando o assunto é como se preparar para a Reforma Tributária, a maioria dos empresários tem a mesma sensação: sabe que “algo grande” está chegando, vê falar em CBS, IBS, IVA, transição 2026–2033, mas não consegue enxergar o que precisa ser feito, na prática, dentro da empresa. Enquanto isso, a operação segue rodando no regime atual, com margem apertada, muita responsabilidade e pouco tempo para parar e organizar o cenário.

O problema é que a Reforma Tributária não é apenas uma mudança de nome de imposto. Ela mexe em como os tributos sobre consumo serão cobrados, no modo como créditos serão aproveitados, na formação de preço, na relação com fornecedores e até na forma como a contabilidade se conecta ao dia a dia do negócio. Não se preparar é aceitar navegar por anos de transição com o “farol” apagado.

Neste artigo, vamos transformar o tema em um checklist de 7 passos para adequar sua empresa à Reforma Tributária, com foco prático e linguagem clara. Você vai entender:

• o que está em jogo com a Reforma para quem vende produtos ou serviços;

• quais são os pontos críticos que precisam entrar no seu radar;

• como organizar um plano de ação possível, mesmo com rotina cheia;

• e de que forma contabilidade e jurídico podem atuar em conjunto nessa transição.

A ideia é que você termine esta leitura com um caminho concreto, sabendo por onde começar, o que priorizar e quais decisões precisam ser tomadas para que a Reforma seja tratada como projeto, não como surpresa.

O que é esse “checklist de preparação” e por que isso afeta sua empresa

Explicação simples e objetiva

Quando falamos em checklist de preparação para a Reforma Tributária, estamos falando de um conjunto de passos mínimos que qualquer empresa, independentemente do porte ou setor, precisa percorrer para:

• entender a própria realidade tributária atual;

• enxergar onde a CBS e o IBS vão impactar compras, vendas e serviços;

• organizar dados, contratos e sistemas para lidar com anos de transição;

• e estruturar uma rotina de acompanhamento com contador e advogado.

Não se trata de decorar artigos de lei ou dominar todos os detalhes técnicos da Reforma. Trata-se de criar estrutura interna para que o negócio não dependa apenas de “avisos de última hora” e para que decisões importantes não sejam tomadas às cegas.

Situações comuns

Esse checklist faz diferença em cenários como:

• Um restaurante que compra insumos de vários fornecedores, vende no salão, no delivery e em eventos, mas não tem clareza sobre a carga tributária em cada tipo de operação.

• Uma loja de comércio varejista que vende no físico e no on-line, com produtos vindos de diferentes estados, sem cadastro atualizado e sem simulações de como a Reforma impacta sua margem.

• Um hotel ou pousada que combina hospedagem, alimentação, eventos e serviços adicionais, com contratos corporativos de médio e longo prazo que não foram pensados considerando a transição para CBS e IBS.

Em todos esses casos, o risco é o mesmo: continuar trabalhando como se nada fosse mudar, até o dia em que a falta de preparação aparece na forma de aumento de carga, perda de créditos, autuações ou queda de competitividade.

Item 1 do checklist: mapeie a fotografia tributária atual do seu negócio

O primeiro passo de qualquer checklist sério de como se preparar para a Reforma Tributária é enxergar o ponto de partida. Antes de falar em CBS e IBS, é preciso entender como sua empresa é tributada hoje.

Isso significa, na prática:

• identificar quais tributos incidem sobre as principais receitas (ICMS, ISS, PIS, COFINS etc.);

• saber qual regime a empresa adota (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real) e por quê;

• mapear quais atividades estão registradas no CNPJ e se elas refletem a operação real;

• levantar quais créditos tributários já são aproveitados hoje e quais gastos passam “em branco”.

Esse diagnóstico é uma espécie de raio-X: sem ele, qualquer conversa sobre Reforma será genérica demais. Com ele, você consegue começar a enxergar, por exemplo, quais áreas da empresa tendem a sofrer mais impacto quando o modelo de tributação sobre consumo for sendo substituído.

Item 2 do checklist: organize cadastros, notas e sistemas

O segundo passo é olhar para a parte que menos aparece, mas que sustenta tudo: dados e sistemas. A lógica da CBS e do IBS é profundamente dependente de informação bem registrada.

Aqui entram perguntas como:

• Os produtos e serviços estão corretamente cadastrados no sistema, com códigos e descrições atualizados?

• As notas fiscais de compra e venda são emitidas com regularidade e conferidas?

• O sistema de vendas (PDV, e-commerce, reservas) conversa bem com a contabilidade?

• Existem operações feitas “por fora de sistema” que depois dão trabalho para lançar?

Um restaurante que vende itens no balcão sem emissão adequada, uma loja que trabalha com cadastros antigos ou um hotel que controla reservas em planilhas soltas terão muita dificuldade para aproveitar créditos e cumprir regras em um sistema mais integrado de tributos sobre consumo.

Organizar cadastros, notas e sistemas não é detalhe técnico: é parte central de um planejamento de adequação à Reforma Tributária.

Item 3 do checklist: identifique os principais impactos da Reforma na sua operação

Com diagnóstico e dados minimamente organizados, o passo seguinte é olhar diretamente para a Reforma:

• Quais tributos atuais da sua realidade tendem a ser substituídos por CBS e IBS?

• Como a tributação sobre consumo se comporta hoje nas operações mais importantes do seu negócio?

• Onde é provável que haja aumento, redução ou redistribuição da carga tributária?

Aqui, simulações são fundamentais. Elas não precisam ser perfeitas para serem úteis. O objetivo é:

• selecionar algumas operações-chave (um prato do cardápio, uma linha de produto, um pacote de hospedagem);

• comparar a carga tributária atual com um cenário possível de CBS e IBS;

• olhar para isso com a ajuda do contador e, quando necessário, do advogado tributarista.

Esse passo do checklist ajuda a transformar um medo genérico em informação concreta: você deixa de pensar “a Reforma vai piorar tudo” e passa a enxergar “neste tipo de operação, o impacto tende a ser maior, aqui há espaço para organizar créditos, aqui preciso rever contrato”.

Item 4 do checklist: revise contratos, formação de preço e política comercial

Tudo que envolve preço, margem e repasse de tributos precisa entrar no radar da Reforma. Por isso, o quarto item do checklist é revisitar:

• contratos com fornecedores;

• contratos de prestação de serviços e pacotes de longo prazo;

• políticas de descontos, bonificações e promoções;

• lógica de formação de preço usada hoje.

Um restaurante que trabalha com cardápio fixo, uma loja com contratos de fornecimento atrelados a prazos longos ou um hotel com contratos corporativos fechados anos atrás podem precisar ajustar:

• cláusulas de tributos e reajustes;

• quem assume a variação de carga tributária ao longo da transição;

• como a empresa explica eventuais mudanças de preço ao cliente.

Ignorar esse ponto é correr o risco de absorver sozinho aumentos de custo tributário ou, ao contrário, repassar tributos de forma desorganizada, prejudicando a relação com o mercado.

Item 5 do checklist: alinhe uma rotina de trabalho entre empresa, contabilidade e jurídico

Nenhum checklist de preparação para a Reforma Tributária funciona se empresário, contador e advogado trabalharem em “ilhas”. O quinto item é estabelecer uma rotina mínima de integração, que pode incluir:

• reuniões periódicas específicas sobre Reforma (por exemplo, trimestrais);

• compartilhamento de dados sobre mix de produtos, serviços e contratos;

• definição clara de quem acompanha quais mudanças de legislação;

• registro formal das decisões tomadas com base nas análises.

Na prática, isso significa, por exemplo:

• o contador trazendo simulações de impacto em determinadas operações;

• a empresa explicando movimentações de mercado, novos serviços e mudanças de estratégia;

• o advogado tributário avaliando riscos, limites legais e possibilidades de organização dentro da lei.

Essa integração evita extremos: nem decisões totalmente “criativas” sem fundamento jurídico, nem uma postura passiva que só reage quando alguma regra já está em vigor há muito tempo.

Item 6 do checklist: documente políticas internas e padronize procedimentos

O sexto passo é trazer a Reforma para o dia a dia da empresa por meio de políticas internas e procedimentos padronizados.

Isso envolve:

• deixar claro, em documentos internos, como a empresa vai tratar emissão de notas, cadastro de novos produtos, contratação de serviços e revisão de contratos;

• definir fluxos para novos projetos (abertura de unidades, ampliação de cardápio, inclusão de novos serviços) já contemplando análise tributária;

• registrar as decisões sobre repasse de tributos, formação de preço e uso de créditos.

Quando essas diretrizes ficam apenas “na cabeça” de uma ou duas pessoas, o risco de desencontro aumenta. Em um cenário de transição, com regras em evolução, ter procedimentos escritos é uma proteção para a empresa, inclusive em futuras discussões com o Fisco.

Item 7 do checklist: crie um plano de ação com prazos e responsáveis

Por fim, checklist não é teoria: é plano com prazo. O sétimo item é tirar tudo isso do papel e transformar em cronograma:

• o que será feito nos próximos 3, 6, 12 meses em relação à Reforma?

• quem é responsável por cada frente (dados, contratos, simulações, treinamento da equipe)?

• quais marcos precisam ser atingidos antes de momentos-chave da transição (por exemplo, início da vigência de determinada fase da CBS/IBS)?

Esse plano não precisa ser complexo, mas precisa ser realista. Funcionará melhor se:

• estiver alinhado com a agenda da empresa (evitando períodos de maior pico de vendas);

• for acompanhado em reuniões rápidas, mas regulares;

• puder ser ajustado à medida que novas regulamentações forem publicadas.

Sem esse passo, o checklist corre o risco de virar apenas “mais um texto lido e esquecido”.

Exemplos práticos

Para visualizar melhor, pense em três situações:

• Um restaurante de bairro, que decide aplicar o checklist. Ele levanta quais tributos incidem sobre suas principais vendas, organiza o cadastro de pratos, bebidas e serviços de eventos, conversa com a contabilidade sobre créditos possíveis e revisa contratos com fornecedores e plataformas de delivery. Quando a transição começa, esse restaurante já sabe em quais itens o impacto tende a ser maior e tem margem para ajustar cardápio e preços com critério.

• Uma loja de comércio varejista, que trabalha com vendas físicas e on-line. Ao seguir os passos, ela corrige cadastros, ajusta o sistema de e-commerce, faz simulações em categorias como eletrônicos e vestuário e revisa contratos de fornecimento interestadual. Isso permite que a empresa não seja pega de surpresa com mudanças na tributação de determinadas linhas, nem perca créditos por falta de organização.

• Um hotel de médio porte, que trabalha com hospedagem, eventos e pacotes corporativos. Ao fazer o checklist, o hotel revisa contratos com empresas, inclui cláusulas de repasse de tributos, ajusta sistemas de reservas e integra melhor a comunicação entre recepção, financeiro e contabilidade. Com isso, consegue atravessar a transição com maior previsibilidade e menor risco de conflitos com clientes.

Em todos os casos, a diferença não está na Reforma em si, mas na forma como cada empresa se organiza para recebê-la.

Erros que custam caro

Ao aplicar um checklist de preparação para a Reforma Tributária, alguns erros são comuns — e caros:

Empurrar o tema apenas para o contador
Tratar a Reforma como algo “exclusivamente técnico” afasta o empresário das decisões estratégicas e impede que o conhecimento do negócio seja usado na construção do plano.

Esperar que tudo esteja “100% definido” para agir
Mudanças estruturais desse tipo são implementadas por etapas. Quem espera um cenário totalmente estável costuma agir tarde demais.

Tentar resolver tudo com soluções prontas e genéricas
Copiar estratégias de outras empresas, de setores diferentes e com realidades distintas, pode gerar riscos desnecessários ou simplesmente não funcionar.

Ignorar contratos e políticas internas
Rever apenas cálculo de tributos, sem olhar para contratos, formação de preço e procedimentos escritos, deixa pontos frágeis abertos.

Não documentar as decisões tomadas
Em um ambiente de transição, registrar por que determinada escolha foi feita e com base em quais análises é fundamental para a segurança da empresa.

Como aplicar esse checklist na rotina

Um bom caminho para aplicar o checklist sem paralisar a operação é dividir o trabalho em blocos:

• Começar com uma reunião específica, envolvendo empresário, contador e o jurídico, apenas para organizar o diagnóstico atual.

• Em seguida, estabelecer pequenas entregas mensais: em um mês, organizar cadastros; no outro, revisar contratos principais; depois, estruturar políticas internas.

• Ao longo desse processo, registrar tudo de forma simples, mas objetiva, para que o plano de adequação não dependa da memória de ninguém.

É melhor avançar de forma consistente, ainda que em passos menores, do que adiar indefinidamente esperando um “tempo perfeito” que nunca chega.

Síntese prática para o empresário aplicar

Resumindo os 7 passos para adequar sua empresa à Reforma Tributária:

1. Mapear a fotografia tributária atual – saber exatamente como sua empresa é tributada hoje.

1. Organizar cadastros, notas e sistemas – garantir dados limpos e integrações mínimas.

1. Identificar impactos da Reforma nas principais operações – simular cenários e priorizar pontos críticos.

1. Revisar contratos, preços e política comercial – ajustar cláusulas, margens e repasses.

1. Integrar empresa, contabilidade e jurídico – criar uma rotina de acompanhamento conjunto.

1. Documentar políticas internas e procedimentos – tirar da cabeça e colocar em normas internas.

1. Montar um plano de ação com prazos e responsáveis – definir o que será feito, quando e por quem.

Essa síntese não substitui uma análise individualizada, mas funciona como roteiro mínimo para não ficar parado.

Papel do jurídico

No contexto da Reforma Tributária, o advogado tributarista atua como parceiro estratégico na aplicação desse checklist. Sua função é:

• interpretar as normas da Reforma à luz da realidade específica do seu setor;

• apoiar o desenho de políticas internas de emissão de notas, aproveitamento de créditos e enquadramento de operações;

• revisar contratos para adequar cláusulas de tributos, reajustes e responsabilidade;

• auxiliar na construção de um plano de transição compatível com a legislação e com a saúde financeira do negócio;

• atuar em defesas administrativas e judiciais, quando necessário, a partir de uma base documental organizada.

O foco não é prometer reduções de tributo ou resultados específicos, mas organizar, analisar e proteger o negócio com clareza e estratégia, dentro dos limites legais.

A Reforma vai acontecer de qualquer forma. O que está nas suas mãos é escolher se o seu negócio vai enfrentá-la no improviso ou com um roteiro claro de adequação, passo a passo.

Se você quiser transformar esse checklist em um plano concreto dentro da sua empresa, com prioridades e prazos bem definidos, use-o como ferramenta de trabalho na sua rotina de gestão.