Receber um auto de infração fiscal não é só um susto: é um risco real para o caixa, para a continuidade do negócio e, em casos graves, para o patrimônio dos sócios.
Para um dono de restaurante, por exemplo, uma autuação de ICMS ou ISS pode significar meses de faturamento em jogo, bloqueio de contas e noites em claro. E o cenário é parecido para quem está no comércio varejista ou no setor de hotéis e turismo.
A boa notícia é que o auto de infração fiscal não é sentença definitiva. Ele é o início de um processo em que a empresa tem direito à defesa administrativa tributária, com prazo específico para apresentar uma impugnação bem estruturada. Entender rapidamente o que está sendo cobrado, quais são os prazos e quais passos seguir faz toda a diferença entre assumir uma dívida indevida e construir uma defesa sólida.
Neste artigo, vamos explicar de forma clara:
- o que é, na prática, um auto de infração fiscal;
- quais são os prazos mais comuns para impugnar uma autuação fiscal;
- o passo a passo completo para a empresa se defender administrativamente;
- exemplos hipotéticos com restaurante, comércio e hotel;
- os erros que mais custam caro na defesa de auto de infração fiscal;
- um checklist final para você aplicar na sua rotina.
A ideia é simples: tirar o tema do “juridiquês” e trazer um caminho concreto de ação para o empresário que está lidando com uma autuação fiscal.
O que é o auto de infração fiscal e por que isso afeta empresas
Explicação simples e objetiva
O auto de infração fiscal é o documento em que o Fisco formaliza uma acusação contra a empresa. Em resumo, a autoridade fiscal diz, por escrito: “Na nossa visão, você descumpriu a legislação tributária. Por isso, estamos cobrando tal valor, com juros e multa.”
Esse documento costuma trazer, entre outros elementos:
- Quem está sendo autuado: dados da empresa (CNPJ, razão social).
- Qual tributo está em discussão: ICMS, ISS, PIS/COFINS, contribuições previdenciárias etc.
- Período de apuração: meses ou anos que o Fisco está revisando.
- Fundamento legal: artigos de lei, decretos, normas que o auditor diz que foram descumpridos.
- Cálculo do débito: principal, multa, juros e, às vezes, encargos adicionais.
- Informação sobre prazos e forma de defesa: onde e até quando a empresa pode apresentar impugnação.
Na prática, o auto de infração fiscal transforma uma discussão técnica em crédito tributário constituído, que pode virar cobrança judicial no futuro, se a empresa não se defender ou se a defesa for rejeitada.
Por isso ele impacta diretamente:
- o fluxo de caixa (valores altos podem comprometer capital de giro);
- o patrimônio dos sócios (em alguns casos, pode haver tentativa de responsabilização);
- a reputação e o acesso a crédito (dívidas fiscais dificultam financiamentos, licitações etc.).
Situações comuns
Alguns cenários típicos em que o auto de infração fiscal aparece:
Restaurantes e bares
- Diferença de ICMS sobre bebidas.
- Questionamento sobre classificação de produtos (bebida alcoólica x não alcoólica).
- Falhas em emissão de notas fiscais ou uso de sistema de frente de caixa.
Comércio varejista
- Glosa de créditos de ICMS-ST.
- Divergência entre estoque físico e notas fiscais.
- Fiscalização sobre vendas não registradas (omissão de receitas).
Hotéis e turismo
- Discussões de ISS sobre serviços incluídos no pacote (hospedagem + serviços adicionais).
- Cobrança retroativa de tributos sobre pacotes vendidos via plataformas digitais.
- Autuações relacionadas a PIS/COFINS sobre receitas acessórias.
Essas situações variam de estado para estado e entre municípios, mas o padrão é o mesmo: o Fisco entende que houve erro, lavra o auto de infração fiscal e abre prazo para que a empresa se manifeste.
Passo a Passo Completo: Como Se Defender de um Auto de Infração Fiscal
Passo 1 — Ler o auto de infração fiscal com calma e entender a acusação
O primeiro impulso do empresário é olhar apenas o valor da autuação fiscal. É compreensível, mas perigoso. O ponto de partida é entender exatamente do que a empresa está sendo acusada.
Ao receber o auto de infração fiscal:
- Leia o documento inteiro (mesmo que pareça técnico demais).
- Identifique:
- qual é o tributo (ICMS, ISS, PIS/COFINS etc.);
- qual é o período de apuração;
- qual conduta o Fisco diz que ocorreu (omissão de receita, creditamento indevido, erro de alíquota).
- Localize a parte em que o auditor descreve os fatos: ali está o “coração” da acusação.
- Marque dúvidas e termos técnicos para discutir com o contador e com o advogado.
Sem essa leitura atenta, qualquer tentativa de defesa administrativa tributária vira chute. A impugnação precisa dialogar com a narrativa do Fisco, ponto a ponto.
Passo 2 — Conferir prazos e identificar o órgão responsável
O segundo movimento é olhar o prazo para impugnação do auto de infração fiscal e o órgão onde o processo vai tramitar.
Em regra, na esfera federal (Regulamento do Processo Administrativo Fiscal), o prazo para apresentar impugnação é de 30 dias contados da ciência do auto, mas isso pode mudar conforme o tributo e o ente federativo (estado, município ou União).
Por isso, é essencial:
- Conferir no próprio auto de infração fiscal qual é o prazo indicado.
- Verificar se há algum detalhe sobre contagem de prazo (dias úteis, dias corridos, feriados locais).
- Identificar se a defesa será apresentada:
- em sistema eletrônico (por exemplo, portal da Receita, SEFAZ ou prefeitura);
- fisicamente, em repartição fiscal específica.
Aqui, a regra de ouro é simples:
Prazo para impugnação de auto de infração fiscal não é elástico. Passou, acabou a defesa administrativa.
Por isso, marque a data em agenda, avise a contabilidade e alinhe com o advogado tributarista da empresa o cronograma de trabalho.
Passo 3 — Organizar documentos e alinhar com a contabilidade
Com prazo definido, é hora de reunir provas. Defesa administrativa tributária não se ganha com opinião; ela se constrói com documentos.
Em geral, é importante separar:
- notas fiscais de entrada e saída relativas ao período autuado;
- livros fiscais e contábeis (eletrônicos ou físicos);
- contratos com fornecedores e clientes;
- relatórios de sistemas de vendas, frente de caixa, plataformas de reserva;
- comprovantes de recolhimento de tributos (DARFs, GNREs, guias municipais);
- eventuais pareceres, consultas fiscais, e-mails relevantes.
Nesta etapa, a parceria com a contabilidade é decisiva. O ideal é que:
- o contador ajude a localizar rapidamente as informações fiscais;
- o advogado estruture quais documentos são realmente relevantes para cada ponto da acusação no auto de infração fiscal;
- ambos conversem para evitar contradições entre contabilidade e defesa.
Quanto mais organizada estiver essa fase, mais técnica e objetiva será a impugnação da autuação fiscal.
Passo 4 — Definir a estratégia de defesa administrativa tributária
Com o auto de infração fiscal e os documentos em mãos, entra a parte estratégica. A pergunta central é: “A autuação fiscal é totalmente indevida, parcialmente indevida ou, na prática, confirma um erro da empresa?”
A partir dessa resposta, a defesa pode explorar diferentes linhas:
Questões formais do auto
- Falta de clareza na descrição dos fatos.
- Ausência de fundamentos legais.
- Erros de identificação da empresa, período ou tributo.
- Desrespeito a normas de fiscalização.
Questões de mérito
- Interpretação equivocada da legislação.
- Base de cálculo indevida.
- Alíquota errada.
- Desconsideração de créditos permitidos por lei.
Questões de prova
- Apontar documentos que o Fisco não considerou.
- Demonstrar que operações foram tributadas corretamente.
- Esclarecer diferenças entre cadastro, estoque e vendas.
Há ainda decisões a tomar:
- Vale a pena pedir perícia ou esclarecimentos técnicos?
- É o caso de discutir apenas parte da autuação fiscal?
- Faz sentido pensar em parcelamento de eventual valor que permaneça devido, sem abrir mão da defesa em relação ao restante?
Passo 5 — Acompanhar o processo e se preparar para recursos
Após o protocolo da impugnação do auto de infração fiscal, muitas empresas simplesmente “esquecem” o processo. É um erro. É preciso:
- acompanhar o andamento no sistema;
- observar publicações e intimações;
- conferir se houve pedidos de diligência ou de documentos adicionais;
- monitorar o prazo para eventual recurso, caso a decisão de primeira instância seja desfavorável.
Em geral, o fluxo é:
- Julgamento em primeira instância administrativa (delegacias de julgamento, conselhos municipais, juntas estaduais).
- Possibilidade de recurso a instâncias superiores (como tribunais administrativos ou conselhos, a exemplo do CARF na esfera federal).
- Só depois de esgotada a esfera administrativa é que a discussão tende a migrar, se for o caso, para o processo judicial.
Ter essa visão de longo prazo ajuda a empresa a planejar caixa, avaliar riscos e decidir se vale a pena seguir discutindo ou buscar alternativas como transação ou parcelamento, sempre com orientação técnica.
Checklist Prático: Como Impugnar Auto de Infração Fiscal em 10 Passos
Para facilitar, aqui vai um checklist objetivo que o empresário pode usar ao receber um auto de infração fiscal:
☐ Recebi auto de infração fiscal? Ler TUDO (não só o valor)
☐ Identifiquei: tributo, período, acusação, fundamento legal?
☐ Marquei prazo de impugnação na agenda (com alerta 7 dias antes)?
☐ Identifiquei órgão responsável (federal, estadual, municipal)?
☐ Acionei contador e advogado tributarista?
☐ Separei documentos: notas fiscais, livros, contratos, guias?
☐ Defini estratégia: questão formal, de mérito ou de prova?
☐ Redigi impugnação estruturada (identificação + fatos + fundamento + pedidos + anexos)?
☐ Protocolei impugnação DENTRO DO PRAZO?
☐ Cadastrei acompanhamento mensal do processo?
Esse checklist não substitui a análise técnica, mas ajuda a empresa a não se perder em meio à pressão e ao volume de informações.
O papel do advogado tributarista na defesa de auto de infração fiscal
O papel do advogado tributarista na defesa administrativa tributária não é prometer que o auto de infração fiscal será anulado. É organizar a defesa de forma técnica, estratégica e documentada.
Na prática, isso significa:
- Analisar o auto de infração fiscal ponto a ponto, identificando vícios formais e de mérito
- Estruturar a impugnação com fundamentos jurídicos sólidos e provas documentais
- Coordenar com a contabilidade para garantir coerência entre defesa e documentação fiscal
- Acompanhar o processo administrativo, monitorar prazos e preparar recursos quando necessário
- Avaliar, em paralelo, a viabilidade de medidas judiciais (como mandado de segurança) se o risco for alto
Essa atuação integrada entre advogado e contador é o que transforma uma autuação fiscal em um processo organizado de defesa, com argumentos técnicos e chances reais de redução ou anulação do débito.
Precisa de ajuda para impugnar um auto de infração fiscal?
Se sua empresa recebeu uma autuação fiscal e você quer entender se a cobrança é devida, quais são as chances de redução e como estruturar a defesa, nossos contatos estão abaixo.
